Deschiderea unui PFA este una dintre cele mai accesibile variante pentru o persoană care vrea să desfășoare o activitate economică pe cont propriu. Forma este folosită de freelanceri, consultanți, meseriași, specialiști și de multe alte persoane care își valorifică experiența sau competențele prin servicii și activități independente.

Procedura de înființare se desfășoară prin Registrul Comerțului și presupune alegerea activității, stabilirea sediului profesional și pregătirea documentelor cerute. Dosarul poate fi depus fizic sau electronic, dacă sunt îndeplinite condițiile pentru transmiterea online. Cea mai importantă parte este pregătirea corectă a actelor. Un dosar complet poate fi soluționat repede, în timp ce lipsa unui document poate prelungi procedura.

Ce trebuie să stabilești înainte de deschiderea unui PFA

Primul pas este să verifici dacă PFA-ul se potrivește activității pe care vrei să o desfășori. Există profesii și activități care funcționează după reguli speciale și care pot avea alte forme de organizare. Pentru activitățile care pot fi desfășurate prin PFA, trebuie ales codul CAEN corespunzător.

Codul CAEN arată oficial activitatea economică desfășurată. Este important să alegi codul după ceea ce vei face efectiv, nu doar după o formulare care pare apropiată. În prezent se utilizează clasificarea CAEN Rev.3, astfel că merită verificată încadrarea activității înainte de pregătirea dosarului.

Un PFA poate avea cel mult cinci clase de activități prevăzute de codul CAEN. Una dintre ele va reprezenta activitatea principală, iar celelalte pot fi activități secundare.

Pentru anumite activități trebuie să demonstrezi pregătirea sau experiența profesională. În funcție de domeniu, pot fi folosite documente precum:

  • diplomă de studii
  • certificat de calificare sau de absolvire
  • certificat de competență profesională
  • adeverință care dovedește experiența
  • alte documente recunoscute de legislația aplicabilă activității

Următorul element este sediul profesional. Orice PFA trebuie să aibă un sediu declarat. Acesta poate fi stabilit într-un imobil deținut de titular sau într-un spațiu asupra căruia persoana are un drept de folosință.

Dovada sediului se poate face, după situație, printr-un contract de închiriere, contract de comodat, act de proprietate sau alt document care dovedește dreptul de folosință. Dacă sediul se află într-un apartament, condițiile concrete depind și de modul în care spațiul va fi utilizat. Situația este mai simplă atunci când la sediu nu se desfășoară efectiv activitate economică.

Tot înainte de depunerea dosarului se verifică și se rezervă denumirea. În cazul PFA, denumirea este legată de numele titularului și include forma de organizare PFA, conform regulilor aplicabile la Registrul Comerțului.

Ce documente sunt necesare pentru deschiderea unui PFA

Dosarul diferă ușor în funcție de activitate și de situația solicitantului, însă există câteva documente de bază care apar în procedura obișnuită.

Printre acestea se află cererea de înregistrare, documentele pentru înregistrarea fiscală și declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare. Se adaugă documentele de identificare și cele care justifică sediul profesional.

În practică, pregătirea dosarului presupune verificarea următoarelor elemente:

  • documentul privind rezervarea denumirii
  • cererea de înregistrare
  • anexa pentru înregistrarea fiscală
  • declarația-tip pe propria răspundere privind condițiile de funcționare
  • copia actului de identitate
  • documentul care dovedește dreptul de folosință asupra sediului profesional
  • documentele privind pregătirea sau experiența profesională, atunci când sunt cerute pentru activitatea aleasă
  • specimenul de semnătură, în condițiile prevăzute pentru înregistrarea PFA
  • împuternicirea, dacă formalitățile sunt realizate printr-o persoană autorizată să reprezinte solicitantul
  • alte avize sau documente specifice, dacă activitatea este supusă unor cerințe speciale

Lista trebuie adaptată fiecărui caz. Un consultant care lucrează de acasă poate avea o situație diferită de un meseriaș care desfășoară activitatea într-un spațiu special amenajat.

O atenție deosebită trebuie acordată declarației privind desfășurarea activității. Solicitantul declară unde va lucra și în ce condiții vor fi desfășurate activitățile autorizate. Activitatea poate fi organizată la sediul profesional, la un sediu secundar sau, în funcție de natura serviciilor, la terți.

Documentele trebuie completate cu aceleași informații. Numele, sediul, activitățile și celelalte date declarate trebuie să corespundă în toate formularele. Diferențele aparent mici pot duce la solicitarea unor completări.

Cererea poate fi depusă personal la oficiul Registrului Comerțului competent, prin poștă sau curier, ori prin mijloace electronice. Pentru procedura online este necesară respectarea cerințelor privind documentele electronice și semnătura electronică calificată.

Cât durează deschiderea unui PFA și ce urmează după înregistrare

Durata totală depinde în primul rând de cât de repede sunt pregătite documentele. Alegerea codurilor CAEN, stabilirea sediului și obținerea eventualelor dovezi privind calificarea pot ocupa mai mult timp decât soluționarea propriu-zisă a dosarului.

Cererea de înregistrare este analizată de registrator pe baza documentelor depuse. Pentru un dosar complet, procedura administrativă este relativ rapidă. Termenul prevăzut pentru eliberarea certificatului de înregistrare este de trei zile lucrătoare, calculat de la înregistrarea cererii sau, atunci când sunt cerute completări, de la data completării acesteia.

În practică, este bine să îți rezervi câteva zile pentru întregul proces. Dacă trebuie să obții documente suplimentare, să rezolvi situația sediului sau să corectezi dosarul, perioada poate crește.

După aprobarea cererii, PFA-ul primește certificatul de înregistrare și codul unic de înregistrare. Din acest moment trebuie organizată și partea administrativă a activității.

Este util să stabilești de la început câteva lucruri importante:

  • modul în care vei emite și gestiona facturile
  • evidența veniturilor și cheltuielilor
  • obligațiile fiscale aplicabile activității tale
  • utilizarea sistemelor fiscale electronice obligatorii, după caz
  • documentele pe care trebuie să le păstrezi
  • termenele pentru declarațiile și plățile fiscale

Taxarea unui PFA depinde de veniturile realizate, tipul activității și situația fiscală a titularului. Impozitul pe venit și contribuțiile sociale trebuie analizate în funcție de regulile și plafoanele valabile pentru anul fiscal respectiv. De aceea, calculele făcute după informații din anii anteriori pot conduce la estimări greșite.

Merită să verifici și dacă activitatea ta presupune autorizații suplimentare. Înregistrarea la Registrul Comerțului permite organizarea activității ca PFA, însă anumite domenii au cerințe profesionale, sanitare, tehnice sau administrative proprii.

Un dosar bine pregătit face procedura mult mai simplă

Deschiderea unui PFA poate fi o procedură rapidă atunci când începi cu lucrurile esențiale. Alegi corect activitatea și codul CAEN, stabilești sediul profesional, verifici dacă ai nevoie de documente de calificare și pregătești formularele pentru Registrul Comerțului.

Cea mai bună metodă este să verifici dosarul înainte de depunere și să urmărești ca toate documentele să conțină informații corecte și consecvente. Astfel reduci riscul solicitării unor completări și câștigi timp.

Pentru o persoană care vrea să lucreze independent, PFA-ul rămâne o formă de organizare relativ simplă din punct de vedere administrativ. Odată finalizată înregistrarea, atenția se mută spre organizarea activității, facturare, evidența veniturilor și respectarea obligațiilor fiscale. Cu documentele pregătite corect și activitatea bine definită de la început, trecerea de la idee la o activitate autorizată poate fi făcută într-un timp scurt și cu pași ușor de urmărit.